L’instruction des dossiers de demande de bourses scolaires par les Postes Consulaires, puis par les Conseils Consulaires donne lieu à la rédaction pour chaque famille d’une note reprenant diverses informations, ces notes sont ensuite regroupées dans le Procès-Verbal du Conseil Consulaire.
C’est sur la base de ces notes que l’AEFE fait des propositions à la Commission Nationale des Bourses scolaires pour statuer sur les demandes faites par les familles, valider ou non les propositions faites par les Conseils Consulaires.

La connaissance de ces données, qui sont à la base de la décision de l’AEFE et de la Commission Nationale des bourses, est importante pour permettre aux familles de fournir des éléments manquants, apporter des explications notamment en cas de rejet et de recours.
La loi Informatique et liberté prévoit que chacun peut, notamment, demander à accéder aux données le concernant.

L’article 4 de la loi n°78-753 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d’amélioration des relations entre l’administration et le public et diverses dispositions d’ordre administratif, social et fiscal fixe les principes des modalités d’exercice du droit d’accès aux documents administratifs :
« L’accès aux documents administratifs s’exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l’administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d’une copie sur un support identique à celui utilisé par l’administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction ».

Question :
Auprès de qui les familles qui souhaitent obtenir la copie intégrale de la partie des Procès- Verbaux concernant leur demande de bourses scolaires doivent-elles s’adresser : à l’AEFE ou au Poste Consulaire ayant instruit leur demande ?

« Le service juridique de l’Agence de l’Enseignement Français à l’étranger (AEFE) indique que l’article L.300-2 et L. 311-2 du code des relations entre le public et l’administration dispose que « le droit à communication ne s’applique qu’à des documents achevés » (…). Par ailleurs, si des notes prises tiennent lieu de procès-verbal de la séance, elle sont communicables dès leur signature.

Dans son avis N° 20175289 du 25 janvier 2018, la CADA a considéré que l’entier dossier de demande de bourses scolaires comprenant les décisions prises et les correspondances sont des documents communicables à l’intéressé. Elle s’est prononcée en faveur de la communication des procès-verbaux des Conseils consulaires bourses (CCB) et de la Commission Nationale des Bourses (CNB) sous réserve de l’occultation des informations relatives à des tiers.

En conclusion, les bourses scolaires étant attribuées sur décision du directeur de l’AEFE, suite à la proposition des CCB et après avis de la CNB, il revient aux services centraux de l’Agence de communiquer les PV demandés sous réserve de l’occultation des informations relatives à des tiers. »