Nadine FOUQUES-WEISS
Publié le 01/12/2016

Nadine FOUQUES-WEISS

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Signature du PV intégral du Conseil consulaire réuni en formation « Bourses scolaires »

Question écrite de Mme Nadine FOUQUES-WEISS, Mme Catherine RIOUX, et Mme Martine SCHOEPPNER, conseillères consulaires (Munich) et conseillères à l’AFE (Allemagne, Autriche, Slovaquie, Slovénie, Suisse).

Les Conseillers AFE de la circonscription Allemagne du Sud suscités ainsi que leurs collègues Conseillers Consulaires ( Thomas Grenot , Vice-président du Conseil consulaire, Philippe Moreau et Bruno Pludermacher Conseillers consulaires) s’ étonnent de devoir signer en guise de PV de réunion le seul résumé destiné à être mis sur le site, résumé qui ne devrait comporter aucun nom . Une circulaire a été adressée dans ce sens aux postes.

Considérant que les conseillers consulaires doivent signer le PV intégral, après corrections éventuelles, du Conseil consulaire réuni en formation « Bourses scolaires », que celui-ci est à présent uniquement disponible sur le logiciel « Scola » et consultable seulement au Consulat

Considérant que dans certains postes, il n’ est pas possible d avoir à disposition ce fameux logiciel pendant la réunion du Conseil consulaire et donc que le PV intégral ne peut être tapé de suite pour signature avant la fin de la commission

Considérant qu’ il est de l’ intérêt de l’ AEFE d’ avoir à sa disposition un PV fidèle et exhaustif surtout en cas de recours

Considérant que plusieurs élus consulaires dits « de proximité » résident à plusieurs centaines de km du Consulat général et ne peuvent revenir ultérieurement signer ce PV

les élus demandent

Quelle solution pratique l’ AEFE peut-elle proposer pour que les élus et les membres du Conseil consulaire puissent signer en connaissance de cause un PV intégral dont ils auront réellement entériné le contenu tout en respectant la confidentialité des données et non pas seulement un résumé sans données nominatives destiné à être publié sur le site du Consulat, résumé qui est , lui, sous la responsabilité du Consul Général ?

L’organisation des CCB et la rédaction du procès-verbal résumant les travaux de ce dernier sont encadrés par l’instruction spécifique sur les bourses scolaires, plus précisément dans ses articles 5.3.4.3 (principe de confidentialité) et 5.5 (procès-verbal). Les conditions de sa rédaction, de sa signature par les membres disposant d’une voix délibérative et de sa transmission ont été précisées dans la version 2017/2018 pour les pays du rythme nord qui sera portée à la connaissance de tous dès l’ouverture de la campagne tout début janvier 2017.

Ces instructions stipulent que :

5.3.4.3 : Tous les membres du conseil consulaire s’engagent formellement et solennellement à respecter le principe de confidentialité qui régit les débats. Ils s’engagent en particulier à :
  ne pas révéler l’avis exprimé par les différents membres sur les dossiers présentés ;
  ne divulguer aucun élément relatif aux situations des familles étudiées ;
  ne pas divulguer aux familles les quotités de bourses proposées par le CCB, l’information des familles relevant de la seule compétence des postes.
Chaque membre du conseil consulaire des bourses scolaires devra signer à l’ouverture de la séance la feuille d’émargement sur laquelle figurera cette clause de confidentialité.

5.5 : Si le procès-verbal n’a pas pour objet de reproduire l’intégralité des propos échangés ; il doit cependant rendre compte des décisions et des propositions significatives prises au cours de la réunion, à plus forte raison si leur consignation est expressément demandée par les participants eux-mêmes.
Le procès-verbal doit également présenter les dossiers proposés au rejet, à l’ajournement et ceux pour lesquels une quotité différente de la quotité théorique a été proposée, accompagné d’un commentaire pour chaque famille concernée. La justification de l’attribution de bourses parascolaires doit également y figurer, ainsi que la cohérence de la décision prise au regard de l’historique de la famille dans le dispositif.

 Le président veille à ce qu’aucun commentaire ni appréciation subjectifs n’y figure.

 Il doit détailler les modalités du recours à la procédure de vote, les membres y ayant participé et les arguments avancés ayant conduit à la proposition du CCB.

 Il précise, le cas échéant, les conditions dans lesquelles ont été mises en œuvre les dispositions particulières (conférence téléphonique ou audiovisuelle, mandat des élus à d’autres élus,…).

Tout membre élu du conseil consulaire peut demander à ce qu’il soit fait mention au procès-verbal de son désaccord avec l’avis rendu.

5.5.2 Signature du PV

A l’issue de la réunion, ce procès-verbal détaillé est signé par les membres ayant voix délibérative après que ceux-ci ont vérifié sa conformité aux débats.

NB : Le procès-verbal peut comprendre plusieurs sections si le conseil consulaire s’est tenu en plusieurs formations successives. La section « enseignement français à l’étranger – bourses scolaires » n’est signée que par les seuls membres compétents sur ce sujet ayant voix délibérative.

Le procès-verbal détaillé des CCB contenant des informations à caractère nominatif ne peut faire l’objet d’aucune transmission par messagerie. L’attention des postes est particulièrement attirée sur ce point.

Il appartient donc à chaque poste, en fonction de sa configuration propre, de s’organiser pour que le procès-verbal puisse dans toute la mesure du possible être relu et signé par les membres du CCB dès la fin de leurs travaux.

A défaut de rédaction en temps réel du procès-verbal, sa transmission par messagerie étant interdite, celui-ci devra être mis à disposition et signé par les membres du CCB lors de leur prochain passage dans le poste.

Origine de la réponse : AEFE